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电子政务平台校内发文操作指南

时间:[2010年11月17日 08:36]  来源:

电子政务平台校内发文操作指南

一、计算机环境准备和设置

详见《电子政务平台校内发文前的插件安装和设置》

二、文件起草的有关说明

每个文件在起草过程中都会涉及到文种、流程和角色。文种决定着文件的文头,流程和角色决定着文件的流转程序和所经过的人员。

1、文种的说明及选择

点击左侧的“起草公文”按钮,右侧工作区域会出现所有文种的选择页面,如下图所示。每个文种的模板及流程都有可能不同。本系统内文种参照原纸质文件的文头进行设置和区分。

2.1.1

在选择发文文种时根据文件级别和文件签发人来选择,一般情况下:

1)学校级文件根据具体文件选择不带有“()”的文种。

2)部门的文件根据具体文件选择带括号的文件。其中,由本部门或者学院领导签发,在本部门、单位或学院内部印发的文件用“安徽工业大学()文件(单位部门领导签发)”或“中共安徽工业大学委员会()文件(单位部门签发)”,由校领导签发的文件选用带“()”的文种。

 

2、流程说明与介绍

本系统内所有的正式文件可分为两种典型的流程,一种是需校领导签发的文件,一种是本部门、单位(学院)领导签发的文件。如下图

2.2.1

流程图由节点和连线组成。图中两个节点之间的连线即代表一个路由方向。每个节点(除去开始节点和结束节点)都有向左或向右的箭头,只有左箭头的表示该节点用户只可执行“退回”动作,左右箭头都有的表示该节点用户可执行“退回”或“发送”动作。在文件的流转操作中,点击“发送”和“退回”都有可能使文件到达同一人,但两者有本质的区别。“发送”表示按照箭头向右的路由方向,执行发送动作可使文件到达下一节点用户;“退回”表示按照箭头向左的路由方向,执行退回动作,可使文件返回到上一节点,即发送文件给你的人员。

流程中各节点都对应具有某一角色的用户,以角色来控制用户操作权限。下面按照发文的一般流程和顺序就各节点的角色、人员及所需操作作如下说明:

1步:起草文件:

所有系统用户均赋有发文起草人的角色,即所有人都有起草文件的权限。具有该权限的人在起草文件并保存好发送给下一节点(即本部门的秘书或办公室主任)

2步:秘书(办公室主任)流转:

该节点角色为各单位(学院)的秘书(办公室主任),秘书(办公室主任)在收到上一节点发来的文件后对文件格式和内容进行必要查阅与规范并发送给本部门领导进行单位核稿。并根据实际需要发送至相关部门负责人进行部门会签(本系统内会签由填写协办意见替代)。本单位领导核稿后或外单位领导会签后的文件均退回至该处,由该节点用户发送至党办、校办办公室核稿人处(党委系统的文件选择发送人员为洪芳,行政系统文件选择发送人员为胡卫东或余义月)。

3步:核稿单位核稿:

该节点角色为各单位(学院)负责人(院党政领导)。此节点用户在收到本单位秘书(办公室主任)发来的文件后,进行查看文件核稿后点击签名并保存退回本单位秘书(办公室主任)。

4步:部门会签:

该节点角色为各单位(学院)负责人(院党政领导)。此节点用户在收到外单位秘书(办公室主任)发来的文件后,进行查看文件、填写协办情况并保存后退回发送人。

5步:学校办公室核稿:

该节点角色为办公室核稿人,这里说的办公室指学校办公室,包括党办和校办,具体所指的人员是党办洪芳、校办的胡卫东、余义月。

6步:办公室审核:

该节点角色为党办和校办主任。此节点用户在收到的文件进行审核,签署审核意见并签名保存后退回办公室核稿人处。

7步:校领导会签:

该节点角色为校党政领导。此节点用户对业已经过办公室核稿和审核后的文件进行会签,填写会签意见并签名保存后退回至办公室核稿人。此步可根据需要忽略。

8步:校领导签发:

该节点角色为校党政领导。此节点用户对业已经过办公室核稿和审核后的文件进行签发,填写签发意见并保存后退回至办公室核稿人。

9步:校对:

该节点角色为发文起草人。按照文件起草规范,文件起草人对校领导签发后的文件在印制前由进行校对,并签字保存后退回。

10步:盖章:

该节点角色为印章管理员。各单位(学院)的秘书(办公室主任)具有该角色。有别与纸质文件的印制过程,在本系统内,因正式文件成文并锁定后文件将无法修改,所有须在正式成文之前对文件加盖印章。

11步:成文:

该节点用户为文印员。具体对应为校办打字室徐华梅。对文件进行最后的排版整理并套红。

12步:分发归档:

该节点角色为发文起草人。印发的文件由各单位(学院)秘书(办公室主任)根据具体的文件在一定的范围内进行分发。分发完毕后进行归档。

至此,一个文件完成从起草到归档的所有流程。

 

三、各节点操作方法。

在熟悉了上述的发文一般流程后,我们以体育部的“关于举办安徽工业大学2010年田径运动会的通知”为例就各个节点的操作进行说明。

(一)、起草文件

1、选择文种。

登陆系统后,依次点开左边菜单栏中的“办公事务与处理”“公文管理”“起草文件”,在右边的工作区域,该文件为体育部文件,但由校领导签发,故选用“安徽工业大学()文件”。如下图所示。

3.1.1

2、填写拟文稿纸。

选择了文种后点击下“下一步”,系统出现拟文稿纸编辑页面。如图所示

3.1.2.1

在弹出的页面中分别填写“拟稿人”“拟稿单位”“标题”“主题词”“电话”“主送”等。其中标题为必填项,只有填写了标题后才可以保存。

点击①处的日期选择按钮,选择日期。点击②处的回形针按钮可上传附件。点击③处下箭头选择缓急程度。注意:此处的上传附件并非将自己起草的word格式文件上传,而是其他不便放入正是文件或者需提供给其他人下载填写的诸如表格之类的附件(因文件成文后所有正文内的文字和表格均不可编辑)。

在填完上述的项目后,点击上图中④处保存按钮。该页面会出现操作提示和“word正文”按钮,如下图中的①、②所示:

3.1.2.2

3、填写正文。

点击上图②处的“word正文”按钮,系统会打开预先设置的word模板,如下图所示。

3.1.3.1

在打开的word文档中,从红线所标的文字开始填写正文(此处所说的正文指文件中除去文头和版记外的其他一切内容,故应该包含文件标题)。填写正文时应对文字进行必要的排版,过程中如果需要页面横向,可在word“文件”菜单的页面设置中按照常规方法进行设置(注:因文头和版记的排版需要,第一页和最后一页请勿横向设置。)正文填写完毕后点击“育软公文插件”工具栏中的“保存提交到服务器”进行保存(如上图中红框所示)。注意:一定要点击“保存提交到服务器”而不是word工具栏上的图标或者word“文件”菜单中的保存命令。保存成功后系统会弹出“保存到服务器完成”的对话框,点击确定后即可将word文档关闭。如下图所示:

3.1.3.2

4、发送至秘书(办公室主任)。

文件起草人在完成了上述操作后,根据发文的流程,需将文件发送至本部门秘书(办公室主任)处,由本部门秘书(办公室主任)进行运转。点击拟文稿纸上方工具栏中的“发送”按钮,如下图:

3.1.4.1

(点击该图中②、③所示的流程设置、流程查询按钮可查看文件整个流程走向和已经完成的流程操作人员和操作时间)

系统弹出选择发送步骤和人员的对话框,如下图所示。

3.1.4.2

点击图中的①、②、③处的下箭头可在列表中选择不同的步骤、部门和角色。要发送的人员列表中会根据不同的步骤、部门和角色出现不同的人员。选中列表中的人员后点击确定按钮即可将文件发送至所选人员处,进入下一流程,由该人员进行处理。注:每个人员和环节发送时①、②、③的下拉列表都可能不同,很多情况下只有一个而无需选择。此处,体育部汪珊玖为办公室主任,故要在角色下拉框中选中学院办公室主任,如果选择部门秘书则要发送的人员列表为空。

本例中发文起草人和办公室主任皆为汪珊玖,故发送给本人进行流转。

 

(二)秘书(办公室主任)流转

本系统中一个用户具有多种角色,同一个人在不同的节点具有不同的角色,所做的操作和权限也不同,本例中发文起草节点和秘书(办公室主任)流转节点用户均为汪珊玖,但在发文起草节点汪珊玖只能进行起草文件和发送给本部门秘书(办公室主任),而在秘书(办公室主任)流转环节却可发送给本单位领导核稿和外单位领导进行部门会签。

1打开文件,对拟文稿纸和正文进行查阅和必要的修改。

秘书(办公室主任)在收到发文起草人发来的文件后,系统会有新的代办事宜提醒。在代办事宜中点击文件标题打开拟文稿纸页面,根据需要对拟文稿纸进行修改补充。点击拟文稿纸页面左下方的按钮,系统将打开word正文,用户可直接在word内修改,修改过程中,word会以修订的方式显示word文档,具体表现为会如下图所示出现红色或其他颜色标记的各类方框和符号。

3.2.1.1

这类显示标记是为了让当前用户清楚地了解到其他对文档做了那些具体的修改,在核稿和签发过程中可不必处理,亦可点击“工具”菜单中的“修订”命令,如下图

3.2.1.2

在打开的“修订”工具栏,对所做的修订予以接受。如下图:

3.2.1.3

接受所有修订后,所有修订标记将消失,word按正常方式显示。

保存提交到服务器后关闭文档。

2、发送给本单位领导核稿或外单位领导会签。

点击拟文稿纸页面上方工具栏中的“发送”按钮,如图2.2.1中流程所示,秘书(办公室主任)发送文件时可有四个路由方向可选,一个退回方向,三个发送方向,发送方向对应下图中要“发送的步骤”下拉列表中3个步骤,按照正常的发文顺序依次是单位核稿、部门会签、办公室核稿(流转)。

3.2.2.1

本例中下一步要进行的是本单位领导核稿,因此选择单位核稿;单位负责人为曾正阳,选中曾正阳后点击确定即可将文件发送给曾正阳进行核稿。

    发送给其他步骤按同样的方法进行。所有文件经过单位核稿和部门会签后均须退回到本节点处,即“秘书(办公室主任)流转”节点处,再由秘书(办公室主任)发送至办公室核稿(流转)节点处,即党办洪芳、校办胡卫东或余义月处。

注:本系统中机关各部们、处室及直属单位领导角色为“部门负责人”,各学院的书记、院长角色为“学院党政领导”,在要发送的角色下拉列表中请注意区分选择。

 

(三)单位核稿

1、打开文件,对拟文稿纸和正文进行必要的查阅和修改。

方法同上,参加三(二)1

2、签名

在对文件进行核稿后,需在拟文稿纸页面签名。核稿人打开文件后,拟文稿纸页下方有一排签名按钮。如下图

3.3.2.1

在核稿人处点击“点击签名”,即可出现核稿人姓名。如下图

3.3.2.2

3、保存、退回秘书(办公室主任)

进行签名后,点击拟文稿纸页上方“保存”后再点击“退回”,如下图所示。文件即退回到秘书(办公室主任)处,由秘书(办公室主任)发送至部门会签或办公室核稿(流转)。

 

(四)部门会签

部门会签的步骤和方法与前面所述的核稿相同,所不同的是,部门会签人进行会签不是点击会签按钮,而是在部门会签栏里(下图红框内)填写会签意见和日期(姓名不必输入,保存后系统将自动生成)。如下图所示:

3.4.1

上图中红框下方的会签人处“点击签名”为校领导会签所用,部门负责人请勿点击。

 

(五)学校办公室核稿(流转)

经过拟稿单位核稿和部门会签后的文件由拟稿单位秘书(办公室主任)发送至此节点。由此节点处用户对文件进行核稿,并根据需要发送至相关人员进行处理。依次的处理步骤和顺序是:1、办公室核稿,2、发送至党、校办主任进行办公室审核,3、发送至校领导会签,4、发送至校领导签发,5、发送至发文起草人校对,6、发送至印章管理员盖章。

1、核稿。

打开word正文,对文件内容进行文字、政策、法规等方面把关修改。修改后须保存提交到服务器,并对拟文稿纸页各项目进行补充和修正,如主题词、文号等,并在办公室核稿人处署名,如图所示。

3.5.1

2、发送至其他用户。

上述所有核稿动作完成后即可发送给党办、校办办公室主任进行审核。点击拟文稿纸页上方“发送”按钮,系统弹出人员选择对话框,如下图所示:

 

3.5.2

选择相应的步骤和人员后点击“确定”后,文件即发送至相关人员。办公室审核人对文件进行审核后会将文件退回至办公室核稿(流转)处,由党办或校办的办公室核稿人将文件按照同样方法依次发送给校领导会签(签发)、发文起草人校对、印章管理员盖章等。

 

(六)办公室审核

党办、校办主任收到办公室秘书发来的文件后,打开正文对文件进行审核,并在拟文稿纸页下方的审核人处点击签名,并保存退回至办公室秘书。

操作步骤与方法同核稿。

 

(七)校领导会签(签发)

    校领导在收到文件后,打开word正文查阅(或修改)文件内容,保存提交到服务器,并在拟文稿纸页下方的的“会签人”或“签发人”处点击相应按钮进行会签或签发。注:此处的会签等同于现行纸质文件拟文稿纸中的复核。

 

(八)校对

文件在经过签发后在盖章印制之前需由文件起草人进行校对。文件一旦经过领导签发后就不许对文件内容进行修改,因此,校对只须对文件中的错别字进行修改,为便于办公室核稿人进行核对,校对过程中产生的修订标记请保留(即,只须修改并保存到服务器,而不要点击接受修订)。校对完毕后在拟文稿纸页的校对框内输入校对人的名字(如下图所示),并保存退回给学校办公室核稿人。

3.8.1

(九)盖章

1、插入公章。

各单位印章管理员在收到文件后打开正文,将光标放在所需盖章的位置,点击word“插入”菜单中“图片”,在展开的列表中选中“来自文件···”。如下图

3.9.1.1

在弹出的对话框中选中公章文件,点击“插入”,如图:

3.9.1.2

插入后word会以修订方式显示效果(将鼠标放在公章上时会显示公章的插入人和插入时间),如下图:

3.9.1.3

 

2、调整公章显示格式。

此时公章已插入但显示不全,我们还需改变公章的显示格式。用鼠标左键双击公章,在弹出的对话框中,点击“选项卡”,选中“衬于文字下方”。如下图:

3.9.2.1

点击“确定”后公章将全部显示,且可随意拖动放在合适位置。显示效果如下图。

3.9.2.2

 

(十)成文

文件签发、盖章校对后就可以成文。本节点一般由校办打字室文印员完成。

1、文档套红。

点击“育软公文插件”工具栏上的“文档套红”按钮,如下图:

3.10.1.1

系统会自动给word文件套上红头,如下图所示:

3.10.1.2

选中“安徽工业大学  文件”在弹出的对话框中根据具体的文件将文头内容补全,并在文号输入框内输入文号。如下效果图:

3.10.1.3

2、整理排版

按照公文规范对正文的内容和文字进行整理排版,填写版记等。

3、锁定文档保存

当上述操作都完成后,为保证公文的严肃性,还需对文档进行锁定,以防文件内容被篡改。

点击“育软公文插件”工具栏上的“锁定文档”,如下图:

3.10.3.1

 

在弹出的对话框中输入密码并点击确定,如下图:

3.10.3.2

系统会弹出对话框提示文档已锁定,锁定后的文档处于不可编辑状态,如果发现文件另有不妥,需要再行修改,则点击“文档解锁”,在弹出的对话框中输入锁定时设置的密码即可将文档解锁,并可重新编辑修改。

注:当文档排版整理完毕关闭文档前一定要锁定文档并保存提交到服务器。

4、成文

word正文排版保存关闭后,回到拟文稿纸页,对拟文稿纸页中的项目进行补充,如文号、成文日期等。文号可从下拉框中选择输入,亦可直接填写。

当所有上述所有工作完成后,即对该文件执行“成文”动作。点击拟文稿纸页上方工具栏中的“成文”按钮。如下图:

 

成文后拟文稿纸页即从灰色的可编辑状态变成红色的不可编辑表格状态。此时,即可点击工具栏上方“发送”按钮发给下一用户进行分发、归档。

注:在执行成文动作前,一定要检查拟文稿纸页和正文是否都全部正确和完善。一旦成文,则拟文稿纸和正文就无法再编辑修改。

 

(十一)、分发归档

1、分发文件

一般情况下,文件由各单位秘书(办公室主任)进行分发。点击文件标题打开拟文稿纸页。点击工具栏上的“分发”按钮,如下图:

3.11.1.1

系统弹出人员选择对话框,如下图所示:

3.11.1.2

上图中①处的列表中为单位部门列表,②处为角色列表,③处为选择按钮,④处为删除按钮,⑤处为已选择的角色列表,⑥处为已选择的人员列表。本系统通过选中相应部门的角色来选择人员。选择发送人员时点击①处选择要发送的部门并在②处选中要发送的角色后点击③处的选择按钮,在⑤处会出现已选择的部门 |角色,⑥处会出现该角色所包含的人员,默认情况下该角色的所有人员均处于选中状态,点击“确定”按钮后⑥处列表中的人员即可收到文件。如果在选择角色过程中出现误选,亦可在⑤处选择误选的角色并点击④处的“删除”按钮,则相关角色和人员取消。如果文件不必发送给在⑥处人员列表中的某个人员,则可按住CTRL键后点击具体人员,此时人员已白色背景显示,表示该人员没有被选中,亦不会收到文件,上图所示例子中,文件分发后系统管理员不会收到文件。

   对于全校普发性文件,为避免一次性选人过多而导致系统出现异常,建议分发时将机关部门和学院分开,分两次进行分发。

2、文件归档

文件分发完毕即可将文件归档,点击工具栏上的“归档”按钮,文件即完成归档。如图:

 

 

四、文件分发后的查看

文件分发后,收到文件的人员会有待办事宜的提醒,点开代办事宜后打开文件即可看见文件。根据前期反馈的情况看,很多人员在打开文件标题后显示的是空白,没有出现文件,是因为没有进行IE设置而导致文件打开过程中被IE拦截。请各用户参照第一部分对计算机进行设置即可解决此问题。

此外,代办事宜只出现一次,一旦点击后会自动消失,但此时文件并没有消失,如果需再查看文件,请在“办公与事务处理\公文处理\待阅”选项卡中寻找。如下图:

4.1

本说明未尽事宜或有其他疑问、建议,请联系校办,联系人:汪旭东,2311859QQ2594151

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